hanseflow entwickelt komplexe Excel-Import-Automatisierung für Sugar

Eine internationale Smartphone-Marke muss Herr über mehr als 300 Produkte, tausende Märkte und viele Distributoren werden. Bisher ist dieser Kraftakt mit Microsoft Excel bewältigt worden. Jedoch sind der Vertrieb, der größtenteils im Außendienst arbeitet, und die Kollegen an ihre Grenzen gestoßen. Täglich mussten viele Excellisten zusammengeführt, durch mehrere Mitarbeiter bearbeitet und für den Versand an Kunden vorbereitet werden. Das war nicht nur ineffizient, sondern hat auch enorm viele Fehler eingebracht. Falsche Umsatzzahlen und Lagerbestände können einem Vertriebsmitarbeiter schon einmal die Nerven kosten.

Im Kern gibt es drei große Herausforderungen:

1. Der Vertrieb muss in Echtzeit mit Retoure-, Lager- und Verkaufszahlen versorgt werden, um vor Ort maßgeschneiderte Angebot für Märkte & Distributoren zu erstellen.
2. Das Management benötigt aktuelle Zahlen, um Budgets zu planen.
3. Mitarbeiter aus dem Controlling müssen zu jeder Zeit einen verlässlichen Überblick über die Zahlen behalten.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen ist eine Software notwendig, die die Excellisten importiert, konsolidiert und grafisch darstellt. Somit können die Mitarbeiter von überall aus darauf zugreifen, Informationen abrufen und pflegen. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir uns für das flexible CRM-System “Sugar” entschieden. Die Berater und Entwickler von hanseflow alle vorliegenden Exceltabellen (ca. 100) geprüft, generalisiert und in ein technisches Konzept gegossen. Dank der erarbeiteten Standardisierung ist ein wartbares und konfigurierbares Modul für Sugar entwickelt worden, welches sich einfach auf verschiedene Parameter einstellen und ggf. auf neue Excellisten konfigurieren lässt.

Nun werden täglich die zu bearbeitenden Excel-Listen an ein extra definiertes Postfach gesendet (und nicht mehr an das Controlling) und von dort aus automatisch von Sugar importiert. Die Datensätzen aus den Excellisten werden in den jeweiligen Kunden, Produkten und Distributoren abgelegt.

Es müssen weder Excellisten bearbeitet noch zusammengeführt werden. Alle Kalkulationen werden automatisch im Sugar ausgeführt. Die Dublettenerkennung und die Bereinigung der Daten wird auch automatisch von Sugar übernommen. Die Umsätze können nun einfach auf Wochen, Monats, Quartals und Jahresbasis dargestellt und ausgewertet werden. Ergänzend dazu wird ein automatischer Export erzeugt, der die Übersicht pro Vertriebsmitarbeiter (Provision, Umsätze) zeigt und somit das Controlling erheblich vereinfacht.

Durch die Entwicklung der “Excel-Automatisierung” und die Einführung von Sugar hat sich die Fehlerquote auf nahezu Null reduziert und die Effizienz des Vertriebs verdoppelt.

Die Excel-Automatisierung made by hanseflow kann für jegliche Anforderung adaptiert werden. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin bei hanseflow!